Regulamin

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z serwisu intrafakt.pl — platformy SaaS do automatycznego generowania i składania deklaracji Intrastat. Usługodawcą jest IVM FIRMA HANDLOWA SP. Z O.O., al. Tadeusza Kościuszki 101, 90-441 Łódź, NIP: 7272865829, KRS: 0001012820 (dalej: "Usługodawca" lub "intrafakt.pl").

2. Definicje

• Usługodawca — IVM FIRMA HANDLOWA SP. Z O.O.
• Użytkownik — osoba fizyczna lub prawna, która utworzyła konto w serwisie intrafakt.pl.
• Organizacja — podmiot gospodarczy (firma) zarejestrowany w serwisie, w imieniu którego składane są deklaracje Intrastat.
• Serwis — platforma internetowa intrafakt.pl dostępna pod adresem intrafakt.pl.
• Usługa — automatyczne generowanie i składanie deklaracji Intrastat w systemie PUESC na podstawie danych fakturowych dostarczonych przez Użytkownika.
• Panel klienta — zabezpieczona część serwisu dostępna po zalogowaniu, umożliwiająca zarządzanie deklaracjami, integracjami i subskrypcją.
• Deklaracja — deklaracja Intrastat generowana przez serwis na podstawie danych fakturowych.
• PUESC — Platforma Usług Elektronicznych Służby Celnej, system do elektronicznego składania deklaracji Intrastat.
• Integracja — połączenie serwisu z zewnętrznym systemem Użytkownika (np. BaseLinker, Comarch Optima, Subiekt GT, enova365).
• Pełnomocnictwo — dokument upoważniający Usługodawcę do składania deklaracji Intrastat w imieniu Organizacji.

3. Zakres usług

intrafakt.pl świadczy następujące usługi:

• Import danych fakturowych z podłączonych systemów (API) lub przesłanych ręcznie (CSV/Excel).
• Automatyczne generowanie deklaracji Intrastat (przywóz i wywóz) na podstawie zaimportowanych danych.
• Weryfikacja danych i kodów CN przed złożeniem deklaracji.
• Elektroniczne składanie zatwierdzonych deklaracji do systemu PUESC na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
• Przechowywanie historii deklaracji i dokumentów.
• Zarządzanie rejestrem produktów i mapowaniami kodów CN.

Usługodawca nie świadczy usług doradztwa podatkowego ani celnego. Wygenerowane deklaracje wymagają weryfikacji i zatwierdzenia przez Użytkownika lub wyznaczonego pracownika przed złożeniem w PUESC.

4. Rejestracja i konto

• Korzystanie z usług wymaga utworzenia konta i podania prawdziwych danych firmy (NIP, nazwa, adres).
• Użytkownik odpowiada za bezpieczeństwo swoich danych logowania.
• Jedno konto może zarządzać jedną Organizacją. Obsługa wielu podmiotów jest dostępna w planie Biznes i wyższych.
• Użytkownik oświadcza, że jest upoważniony do reprezentowania wskazanej Organizacji.
• Usługodawca może zweryfikować dane Organizacji w rejestrze GUS/KRS.

5. Okres próbny

Nowym Organizacjom przysługuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny z pełnym dostępem do funkcji planu Start. Po zakończeniu okresu próbnego konieczne jest wykupienie subskrypcji. Niewykupienie subskrypcji skutkuje zawieszeniem dostępu do panelu klienta — dane nie są usuwane przez 30 dni.

6. Subskrypcje i płatności

• Usługa jest świadczona w modelu abonamentowym. Dostępne plany: Start (do 50 faktur/mies.), Biznes (51–250 faktur/mies.), Pro (251–500 faktur/mies.), Enterprise (indywidualnie).
• Ceny podane w serwisie są cenami netto (bez VAT). Do kwot doliczany jest podatek VAT 23%.
• Płatności realizowane są za pośrednictwem PayPal. Subskrypcja jest odnawiana automatycznie co miesiąc.
• Użytkownik może zmienić plan lub anulować subskrypcję w dowolnym momencie. Zmiana obowiązuje od następnego okresu rozliczeniowego.
• Po anulowaniu subskrypcji dostęp do panelu jest zachowany do końca opłaconego okresu.
• Dla klientów bez integracji API dostępny jest model rozliczeń za fakturę (CSV/Excel).
• Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana nie dotyczy bieżącego okresu rozliczeniowego.

7. Pełnomocnictwo i umowa współpracy

• Składanie deklaracji Intrastat w PUESC wymaga udzielenia przez Organizację pełnomocnictwa na rzecz Usługodawcy.
• Użytkownik zobowiązany jest przesłać podpisany dokument pełnomocnictwa (skan) za pośrednictwem panelu klienta.
• Usługodawca weryfikuje poprawność pełnomocnictwa. Deklaracje nie będą składane do PUESC bez ważnego, zweryfikowanego pełnomocnictwa.
• Umowa współpracy (do pobrania w panelu) reguluje szczegółowe warunki świadczenia usługi.

8. Integracje i dane

• Użytkownik podłącza integracje z własnymi systemami (BaseLinker, ERP, PUESC) za pośrednictwem panelu klienta.
• Dane uwierzytelniające do integracji (tokeny API, hasła) są przechowywane w formie zaszyfrowanej (AES-256).
• Użytkownik odpowiada za poprawność i aktualność danych uwierzytelniających.
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy wynikające z nieprawidłowych danych dostarczonych przez systemy Użytkownika.
• Użytkownik może w dowolnym momencie usunąć integrację i powiązane dane uwierzytelniające.

9. Deklaracje Intrastat

• Każda wygenerowana deklaracja ma status "wersja robocza" i wymaga zatwierdzenia przed złożeniem w PUESC.
• Usługodawca nie składa deklaracji automatycznie bez wyraźnego zatwierdzenia przez Użytkownika lub wyznaczonego pracownika.
• Użytkownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowość danych zawartych w deklaracji.
• Usługodawca dokłada starań, aby mapowanie kodów CN było poprawne, lecz nie gwarantuje jego zgodności z interpretacjami organów celnych.
• Nowe produkty bez zweryfikowanych kodów CN są oznaczane i blokowane do momentu ręcznej weryfikacji.

10. Odpowiedzialność

• Usługodawca dokłada starań, aby serwis działał nieprzerwanie, lecz nie gwarantuje dostępności 100% (SLA dostępne w planie Enterprise).
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podatkowe lub celne podjęte na podstawie danych wygenerowanych przez serwis.
• Odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do kwoty opłat uiszczonych przez Użytkownika w ciągu ostatnich 12 miesięcy.
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu systemów zewnętrznych (PUESC, BaseLinker, ERP).
• Informacje zamieszczone na stronie mają charakter ogólny i nie stanowią porad podatkowych ani prawnych.

11. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka prywatności. Szczegóły powierzenia przetwarzania danych osobowych reguluje Umowa powierzenia danych (DPA) dostępna w panelu klienta.

12. Reklamacje

Reklamacje prosimy kierować na adres: kontakt@intrafakt.pl. Reklamacja powinna zawierać opis problemu i dane Organizacji. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie 14 dni roboczych.

13. Rozwiązanie umowy

• Użytkownik może usunąć konto w dowolnym momencie za pośrednictwem panelu klienta lub kontaktując się z Usługodawcą.
• Po usunięciu konta dane Organizacji są przechowywane przez 30 dni (możliwość przywrócenia), a następnie trwale usuwane — z wyjątkiem danych, których przechowywanie jest wymagane prawem (deklaracje: 5 lat).
• Usługodawca może zawiesić lub usunąć konto w przypadku naruszenia regulaminu, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń.

14. Prawo właściwe i jurysdykcja

Prawem właściwym jest prawo polskie. Wszelkie spory wynikające z korzystania z serwisu rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy (Łódź).

15. Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. Użytkownicy z kontem zostaną poinformowani o istotnych zmianach drogą e-mailową z 14-dniowym wyprzedzeniem. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz odpowiednich ustaw.